みなさま、こんばんは🌙
土曜日の夜、いかがお過ごしでしょうか？
今週も一週間、本当にお疲れ様でした😌
突然ですが、職場にこんな仕事はありませんか？
「この作業は○○さんしか分からない」
「○○さんがお休みだから今日はできない」
「前任者が辞めてしまって、やり方が分からない」
「新人さんが入るたびに同じ説明をしている」
会社で仕事をしていると、意外とこのような場面がありますよね。
もちろん、経験のある人が持っている知識はとても大切です。
しかし、その知識が一人の頭の中だけに残っていると、引き継ぎや新人教育が難しくなってしまいます。
そこで今夜ご紹介したいのが、AIマニュアル作成です🤖📘✨
AIを使えば、箇条書きのメモや既存資料、会議内容などをもとに、業務マニュアルの下書きを作るサポートをしてもらえます。
さらに、
作業の目的。
必要なもの。
操作手順。
注意点。
トラブル時の対応。
確認項目。
といった内容まで整理できます。
つまり、
「人が一から文章を書く」から「AIが作った下書きを人が確認する」
という仕事の流れへ変えられるんです。
昨日は、会議内容を文字起こし・要約し、決定事項や担当タスクまで整理する「AI議事録自動化」をご紹介しました。
そして今日は、その会議や日々の業務で蓄積した知識を、誰でも使えるマニュアルへ変える方法を一緒に見ていきましょう✨
🌿 AIマニュアル作成とは？
まず、AIマニュアル作成といっても、AIに会社の仕事をすべて任せるわけではありません。
基本的な考え方は、
人が持っている業務知識をAIに整理してもらう
ことです。
たとえば、ある社員しか知らない作業があるとします。
その人に、
「最初に何をしますか？」
「次は何をしますか？」
「どんな時に失敗しますか？」
「最後に何を確認しますか？」
と聞きます。
そして、その回答を箇条書きでまとめます。
箇条書きから手順書へ変える
たとえば、元のメモが次のような内容だったとします。
・注文メールを確認
・添付ファイルを保存
・内容をExcelへ入力
・在庫を確認
・問題がなければ処理
・最後に担当者へ連絡
これだけでは、新しく入った人には少し分かりにくいですよね。
そこでAIへ、
「新人でも分かる業務マニュアルにしてください」
と依頼します。
さらに、
「作業目的・準備するもの・操作手順・注意点・最後の確認項目に分けてください」
と条件を加えます。
すると、バラバラだったメモをマニュアル形式へ整理するサポートをしてもらえます。
🤖 WordのCopilotでも文書作成を支援できる
Microsoft Wordを仕事で使っている場合は、Copilotを活用する方法もあります。
WordのCopilotでは、新しい文書の下書きを作ったり、既存の文章へ内容を追加したりできます。
さらに、利用できる環境では、既存のファイル・メール・会議などを参考にしながら新しい文書を作る機能も用意されています。
そのため、業務マニュアルのたたき台を作る用途とも相性があります。
Microsoft公式｜WordのCopilotで下書きとコンテンツを追加する
文章の書き直しにも使える
また、一度作った文章について、
「もっと初心者向けにしてください」
「専門用語を減らしてください」
「箇条書きを増やしてください」
という形で整えることもできます。
WordのCopilotには、選択した文章の書き換えを提案する機能もあります。
Microsoft公式｜WordのCopilotで文章を書き換える
つまり、AIマニュアル作成では最初の下書きだけではなく、読みやすく直す工程にもAIを活用できます。
✨ AIマニュアル作成で入れたい7つの項目
では、実際に業務マニュアルを作る場合、何を書けば良いのでしょうか。
そこで、まずは次の7つを意識してみましょう。
① この仕事の目的
最初に、
「なぜこの作業をするのか？」
を書きます。
たとえば、
「毎日の出荷数量を正確に記録し、在庫数を最新状態に保つため」
という形です。
手順だけではなく目的まで書いておくと、新しく担当する人も仕事の意味を理解しやすくなります。
② 作業を始める前に必要なもの
次に、必要なものを整理します。
たとえば、
・使用するExcelファイル
・必要なシステム
・受信メール
・注文書
・ログイン情報
などです。
ただし、パスワードそのものをマニュアルへ直接記載するのは避けましょう。
そのため、
「社内パスワード管理方法を確認」
のように、安全な管理方法へ誘導する形がおすすめです。
③ 実際の作業手順
そして、一番重要なのが操作手順です。
ここでは、
1つの番号に1つの操作
を意識すると読みやすくなります。
たとえば、
- Outlookを開く
- 対象メールを確認する
- 添付ファイルを保存する
- 管理用Excelを開く
- 必要項目を入力する
という形です。
一方で、一つの番号に5つも操作を書くと、新人さんには分かりにくくなります。
そのため、できるだけ細かく分けましょう。
🖼️ 文字だけではなく画像を入れる
操作マニュアルの場合、文章だけでは分かりにくいことがあります。
たとえば、
「右上の設定ボタンを押してください」
と書いてあっても、
「右上のどれ？」
となることがありますよね。
そこで、画面のスクリーンショットを使います。
さらに、
矢印。
枠。
番号。
などを付けると、どこを操作するのか分かりやすくなります。
④ 注意点を別に書く
また、注意事項は手順の中に埋め込まず、別に整理すると見つけやすくなります。
たとえば、
注意
・同じデータを二重登録しない
・保存前に日付を確認する
・元ファイルは削除しない
という形です。
その結果、作業中に重要な部分を見落としにくくなります。
⚠️ ⑤ 「失敗した時」をマニュアルに入れる
良いマニュアルには、正常な手順だけではなく、
「うまくいかなかった時にどうするか」
も書いてあります。
たとえば、
「ファイルが開かない」
「メールが届かない」
「数量が合わない」
「エラーが表示される」
という場合です。
そこでAIへ、
「この作業で起こりそうなトラブルと確認方法を一覧にしてください」
と相談してみます。
ただし、AIが考えた内容だけをそのまま採用するのではありません。
実際に職場で起きたトラブルを人が追加していきます。
つまり、
AIが一般的な候補を出し、現場の経験を人が加える
という方法がおすすめです。
✅ ⑥ 最後にチェックリストを作る
さらに、マニュアルの最後にはチェックリストを付けると便利です。
たとえば、
□ 数量を確認した
□ 日付を確認した
□ 保存先を確認した
□ Excelへ記録した
□ 担当者へ連絡した
という形です。
人は文章を最初から最後まで何度も読むより、チェックリストのほうが確認しやすい場合があります。
そのため、毎日行う作業では特に効果的です。
📅 ⑦ 更新日と担当者を記録する
そして、意外と忘れやすいのがマニュアルの更新日です。
仕事の方法は変わります。
システムが変わる。
Excelが変わる。
担当部署が変わる。
保存場所が変わる。
そのため、マニュアルには、
「最終更新日」
「確認担当者」
を記録しておくと安心です。
たとえば半年後にマニュアルを見た時にも、
「これは今も使える手順かな？」
と判断しやすくなります。
🔗 会議内容からマニュアルを作る
昨日ご紹介したAI議事録自動化とも、とても相性があります。
たとえば会議で、
「来月からこの方法に変更しましょう」
と決まったとします。
まず、AI議事録で決定事項を整理します。
そして、その内容をもとにAIへ、
「新しい業務手順としてマニュアル形式にしてください」
と依頼します。
決定事項をそのまま放置しない
会議で新しい運用が決まったのに、マニュアルが古いまま。
これは職場でよく起こります。
しかし、会議内容とマニュアル作成をつなげれば、
決める → 文書化する → 共有する
という流れを作りやすくなります。
そのため、昨日と今日の記事を組み合わせると、さらに実用的になります。
🔗 紙の古いマニュアルもデータ化できる
一方で、
「昔のマニュアルなら紙で残っている」
という職場もありますよね。
その場合は、8月31日にご紹介したAI OCRも活用できます。
紙のマニュアルをスキャン。
↓
OCRで文字を読み取る。
↓
内容を整理する。
↓
AIで新しい形式へ書き直す。
という流れです。
つまり、紙の資料も「古いから使えない」と捨てるのではなく、会社に残っている知識として活用できる可能性があります。
🔗 完成したマニュアルの共有も自動化できる
さらに、完成したマニュアルを保存・共有する作業にはPower Automateも活用できます。
たとえば、
マニュアルを更新
↓
指定フォルダーへ保存
↓
関係者へ通知
↓
確認依頼を送る
という流れです。
このように、AIマニュアル作成だけで終わらせず、作成後の共有まで仕組みにすると運用しやすくなります。
🔐 AIへ会社の情報を入力するときは注意する
AIマニュアル作成では、会社の業務内容を扱います。
そのため、情報管理はとても重要です。
たとえば、
顧客情報。
社員情報。
価格情報。
パスワード。
銀行情報。
未公開の商品情報。
こうした内容を、利用許可されていないAIサービスへそのまま入力するのは避けましょう。
まず、会社で利用して良いAIサービスを確認します。
さらに、どのデータまで入力して良いのかも確認します。
つまり、
便利だから使うのではなく、安全に使える範囲で活用する
ことが大切です。
⚠️ AIが作ったマニュアルは必ず現場で確認する
そして、これが最も重要です。
AIがとても分かりやすいマニュアルを作ったとしても、
実際にその手順で仕事ができるか
は別問題です。
AIが存在しないボタンを書いてしまう。
手順を一つ飛ばす。
古い方法を含める。
重要な例外処理を書かない。
こうした可能性があります。
初めて作業する人に試してもらう
そこでおすすめしたいのが、
その仕事をあまり知らない人にマニュアルを読んでもらう
ことです。
そして、実際に作業してもらいます。
途中で、
「ここが分からない」
「どのボタンか分からない」
「このあと何をするの？」
となった部分を修正します。
その結果、本当に使えるマニュアルへ近づいていきます。
つまり、
AIで作る。
↓
経験者が確認する。
↓
初心者が試す。
↓
修正する。
この流れが理想的です。
📘 長いマニュアルはAIで要約する
また、マニュアルが長くなりすぎることもあります。
50ページ。
100ページ。
これでは、必要なところを探すだけでも大変です。
そこで、AIに要約してもらう方法があります。
WordのCopilotでは、長い文書の要約を作成できます。
Microsoft公式｜WordのCopilotで文書を要約する
たとえば、
「新人が最初に覚えるべき内容だけ5つにまとめて」
と整理する方法も考えられます。
さらに、
「この文書で注意すべき項目を一覧にして」
という使い方もできます。
そのため、AIマニュアル作成は「作る時」だけではなく、読む時間を短縮する用途にも活用できます。
🌿 マニュアルは社員を縛るためではない
マニュアルという言葉を聞くと、
「全部マニュアルどおりにしないといけない」
という少し堅い印象を持つことがあります。
しかし、本来の目的は違うと思います。
新人さんが安心して仕事を始められる。
担当者がお休みでも仕事が止まらない。
分からない時にすぐ確認できる。
教える人によって内容が変わらない。
そして、ベテラン社員が同じ説明を何度もしなくて済む。
つまりマニュアルは、
人を縛るものではなく、人を助けるもの
なんですよね☺️
💡 AIマニュアル作成で「人にしかできない教育」へ
新人教育でも同じです。
操作手順を一から全部説明することに時間を使うより、
基本的な操作はマニュアルを見てもらう。
そして人は、
「なぜこの仕事が大切なのか」
「こんな時はどう判断するのか」
「お客様にはどう接するのか」
という、マニュアルでは伝えにくい部分を教えます。
その結果、
手順を教える時間を減らして、考え方を教える時間を増やす
ことができます。
これもAIを仕事に取り入れる大きな意味だと思います。
🕊️ 終わりに
今夜は、AIマニュアル作成についてご紹介しました。
会社には、
「あの人しか分からない仕事」
が意外とたくさんあります。
しかし、その状態を放置していると、
担当者がお休みした時。
異動した時。
退職した時。
新人さんが入った時。
困ってしまいます。
そこで、まずは小さな仕事を一つ選びます。
そして担当者の知識を箇条書きにします。
次にAIへ整理を手伝ってもらいます。
さらに経験者が確認します。
そして最後に、その仕事を知らない人に試してもらいます。
この流れなら、一から完璧なマニュアルを書く必要はありません。
また、昨日ご紹介したAI議事録自動化と組み合わせれば、会議で決まった新しい運用をそのまま手順書へつなげることもできます。
AI OCRを使えば、紙で残っている古い資料も活用できます。
さらにPower Automateを組み合わせれば、完成したマニュアルの共有まで自動化できます。
このように、一つずつAIの仕組みをつなげていくことで、
「人しか知らない仕事」から「会社に残る知識」へ。
少しずつ変えていけると思います✨
みなさまの職場にも、
「この仕事、○○さんしか分からないな」
という作業はありませんか？☺️
もし思い浮かんだなら、その仕事こそ最初にマニュアル化してみる候補かもしれません。
土曜日の夜、今週も本当にお疲れ様でした。
今夜はゆっくりと心と体を休めてくださいね。
みなさまにとって、穏やかで素敵な日曜日になりますように🌙✨
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