みなさま、こんばんは🌙
土曜日の夜、いかがお過ごしでしょうか？
今週も一週間、本当にお疲れ様でした😌
突然ですが、
「あの資料、どこに保存したっけ？」
と探しているうちに、10分、20分と時間が過ぎた経験はありませんか？
Wordに企画書。
Excelに数字。
PDFに取引先からの資料。
OneNoteにメモ。
会議には議事録。
さらに参考にしたWebページ。
仕事をしていると、情報はどんどん増えていきます。
しかも問題なのは、
資料がないことではなく、資料がありすぎること。
「あの数字はどのExcel？」
「決定事項はどの議事録？」
「この企画の最新版は？」
「前に読んだ資料に書いてあったはず……」
このように、仕事をする前の「探す時間」が増えてしまいます。
そこで今夜ご紹介したいのが、AI情報整理です🤖📚✨
今回はMicrosoft Copilot Notebooksを使い、
仕事に必要な資料を1つのAIワークスペースへまとめる
という考え方をご紹介します。
Word。
Excel。
PowerPoint。
PDF。
OneNote。
会議メモ。
Webページ。
こうした資料をテーマごとにまとめておけば、
「このプロジェクトの課題は？」
「まだ決まっていないことは？」
「次にやることは？」
とAIへ質問しやすくなります。
つまり、
「ファイルを探す仕事」から「必要な情報を質問する仕事」へ。
今日は、そんなAI情報整理の新しい使い方を一緒に見ていきましょう✨
📌 この記事でわかること
この記事では、
・AI情報整理とは何か
・Copilot Notebooksでできること
・プロジェクト別に資料をまとめる方法
・PDF・Excel・PowerPointを一緒に扱う考え方
・Notebookへ質問すると便利な内容
・チームで共有する時のポイント
・情報を増やしすぎないための整理方法
・AIタスク管理へつなげる方法
・毎週使える「AI情報整理5ステップ」
をご紹介します。
「資料を探す時間を減らしたい」
という方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね☺️
🌿 AI情報整理とは？
まず、AI情報整理は、
AIにすべてのファイルを勝手に整理してもらうこと
ではありません。
大切なのは、
一つの仕事に必要な情報だけを、テーマごとにまとめること
です。
たとえば、
「新商品販売プロジェクト」
という仕事があるとします。
そのプロジェクトには、
商品企画書。
原価Excel。
価格表。
商品画像。
会議議事録。
販売スケジュール。
取引先資料。
などがあります。
これらが別々の場所に散らばっていると、毎回探さなくてはいけません。
そこで一つのNotebookへ、関連する資料をまとめます。
「全部入れる」のではなく「必要なものを入れる」
ここが重要です。
会社にある資料を全部入れる必要はありません。
そのプロジェクトに必要な情報だけを選びます。
つまり、
AIが賢くなる前に、人が情報の範囲を決める。
この考え方がAI情報整理では大切です。
🤖 Copilot Notebooksとは？
Copilot Notebooksは、Microsoftが提供しているAIワークスペースです。
関連するファイルやページ、会議メモなどをNotebookへ集め、その内容についてCopilotへ質問できます。
たとえば、
「このプロジェクトの重要ポイントをまとめて」
「未解決の課題は？」
「最新資料では何が変更された？」
という形です。
さらに、Notebook内の情報をもとに新しい文章を作ることもできます。
つまり、
資料を保存する場所＋その資料について質問できるAI
というイメージです。
Microsoft公式の概要はこちらです。
Microsoft公式｜Copilot Notebooksを始める
📚 AI情報整理では「プロジェクトごと」に分ける
Notebookを作る時におすすめなのが、
プロジェクト単位
で分ける方法です。
たとえば、
「2026年秋 新商品企画」
「楽天市場 出店準備」
「社内業務改善」
「採用プロジェクト」
という形です。
仕事ごとに必要な資料を集める
たとえば新商品なら、
企画書。
価格表。
原価表。
商品説明。
市場調査PDF。
会議メモ。
などをまとめます。
一方で、関係のない人事資料や別商品の資料は入れません。
そのため、AIもそのテーマに集中して回答しやすくなります。
📄 PDFもExcelもPowerPointも一緒に扱う
Copilot Notebooksでは、対応する環境でWord・PowerPoint・Excel・PDF・OneNoteなど複数形式の資料を参照できます。
これが便利なところです。
たとえば、
PDFに市場調査。
Excelに売上データ。
PowerPointに企画案。
Wordに報告書。
があります。
これまでなら、それぞれ開いて確認していました。
そこでNotebookへ関連資料をまとめます。
「違う種類の資料」を一緒に考える
すると、
「市場調査と売上データから、この商品の課題を整理して」
というように、複数資料を横断した質問ができます。
つまり、
ファイル単位で考えるのではなく、仕事単位で考える。
これがAI情報整理の大きなポイントです。
🔎 Notebookへ最初に聞きたい5つの質問
資料を追加したら、いきなり難しい質問をする必要はありません。
まずは全体像をつかみます。
① このNotebookの内容を要約して
最初に、
「このプロジェクトの重要ポイントを5つにまとめて」
と質問します。
② まだ決まっていないことは？
次に、
「資料の中で未決定になっている内容を整理して」
と質問します。
これだけでも、次の会議で話す内容が見えやすくなります。
③ 矛盾している情報は？
さらに、
「資料によって内容が違っている部分はある？」
と確認します。
たとえば、
企画書では発売日が10月1日。
しかし別資料では10月15日。
このような違いです。
④ 重要な数字は？
次に、
「価格・数量・期限など重要な数字を整理して」
と確認します。
ただし、数字は必ず元ファイルで再確認します。
⑤ 次にやることは？
最後に、
「これらの資料から次に必要なアクションを整理して」
と質問します。
ここからAIタスク管理へつなげられます。
✨ 情報が増えたらNotebookへ追加する
プロジェクトは途中で変化します。
新しい会議。
新しいExcel。
新しいPDF。
変更された企画書。
こうした情報が増えていきます。
そのたびに関連資料をNotebookへ追加します。
Microsoft公式では、Notebookへ追加した参照情報が更新された場合、その内容をもとにCopilotが回答できる仕組みが案内されています。
そのため、
一度作って終わりの資料箱ではなく、プロジェクトと一緒に育つ情報スペース
として使えます。
Microsoft公式｜Copilot Notebookへ参照資料を追加する
🧠 「この資料どこ？」より「この内容は？」へ
AI情報整理を使うと、検索方法そのものが少し変わります。
これまでは、
「ファイル名は何だった？」
「どのフォルダーだった？」
と考えていました。
一方でNotebookでは、
「価格変更について書かれていた内容は？」
と質問できます。
つまり、
ファイル名を覚える必要より、知りたい内容を言葉にすることのほうが重要になります。
これは仕事の情報整理では大きな変化だと思います。
📝 会議メモもNotebookへまとめる
プロジェクトでは会議も行います。
しかし、
資料はSharePoint。
会議内容はTeams。
自分のメモはOneNote。
というように散らばりやすいですよね。
そこで、関連する会議メモもNotebookへまとめます。
そして、
「最新の会議で何が決まった？」
と確認します。
AI議事録とも相性が良い
以前ご紹介したAI議事録自動化では、
会議
↓
文字起こし
↓
要約
↓
決定事項
↓
担当タスク
という流れを作りました。
その議事録をプロジェクトNotebookへ追加しておけば、
過去の会議も含めた情報整理
につなげられます。
📄 AI PDF要約で読んだ資料もまとめる
長いPDFについては、まずAI PDF要約で内容を確認します。
そして、
「この資料は今後もプロジェクトで使う」
と判断したらNotebookへ追加します。
つまり、
PDFを受け取る。
↓
AIで概要確認。
↓
重要部分を原文で確認。
↓
必要ならNotebookへ追加。
という流れです。
その結果、
一度読んだPDFを数週間後にもう一度探す時間も減らしやすくなります。
✅ AIタスク管理へつなげる
そして、Notebookから、
「次に必要な作業を整理して」
と確認します。
そこで出てきた作業は、昨日ご紹介したAIタスク管理へつなげます。
たとえば、
Notebookで情報整理
↓
次のアクション抽出
↓
Plannerへタスク登録
↓
担当者・期限決定
↓
進捗確認
という流れです。
つまり、
資料を整理する場所と、仕事を実行する場所を分ける。
これも大切なポイントです。
👥 チームでNotebookを共有する
Copilot Notebooksは、対応する環境でチームとの共有もできます。
プロジェクトメンバーが同じNotebookを使えば、
「私はこの資料を持っていない」
「最新版はどこ？」
という問題を減らしやすくなります。
さらにMicrosoftは、共有Notebook内でも各ユーザーとCopilotとの会話はプライベートとして扱われると案内しています。
Microsoft公式｜Copilot Notebookを共有する
「一つの正しい情報源」を意識する
ただし、共有するだけでは十分ではありません。
最新版が2つある。
古い資料も残っている。
名前が似ている。
この状態では混乱します。
そのため、
どれが正式資料なのか
を人が決めることも重要です。
⚠️ Notebookへ何でも入れすぎない
AI情報整理で注意したいのが、
「便利だから全部入れよう」
となることです。
資料が増えすぎると、
何が重要なのか分かりにくくなります。
そこで、
現在使っている資料。
判断に必要な資料。
今後参照する資料。
を中心にします。
古くなった資料は整理する
さらに、
旧版。
重複資料。
使わなくなった資料。
も定期的に整理します。
つまり、
AI情報整理でも「足すこと」だけではなく「減らすこと」が大切
なんですね。
🔐 アクセス権限も確認する
会社のNotebookには重要情報が入る場合があります。
顧客情報。
売上資料。
人事情報。
契約資料。
価格。
未公開企画。
こうした内容です。
そのため、共有前には、
誰がアクセスできる？
その資料を入れて良い？
外部共有されていない？
を確認します。
また、Microsoft 365の契約や組織設定によって利用できる機能が異なる場合があります。
一部機能は段階的に提供されているため、自分の環境で表示されない場合にはMicrosoft 365の契約や管理設定を確認してください。
⚠️ AIの回答には元資料がある
Copilot Notebooksの便利なところは、Notebookへ入れた参照資料をもとに回答できることです。
しかし、
AIの回答＝正式資料
ではありません。
重要な判断では、
AIへ質問。
↓
関連資料を確認。
↓
原文・数字を確認。
↓
人が判断。
という流れを守ります。
特に、
金額。
期限。
契約。
数量。
安全。
重要な決定事項。
は元資料を確認しましょう。
✅ 保存版｜AI情報整理5ステップ
最後に、明日から使いやすい形へまとめます。
STEP1｜1つの仕事を決める
いきなり会社全体を整理しません。
まず一つのプロジェクトを選びます。
STEP2｜必要な資料だけ集める
Word。
Excel。
PDF。
PowerPoint。
会議メモ。
必要なものだけ追加します。
STEP3｜AIへ全体像を質問する
「重要ポイントは？」
「未決定事項は？」
「違っている内容は？」
と確認します。
STEP4｜次のアクションを整理する
必要な仕事を洗い出します。
そしてPlannerなどへ移します。
STEP5｜週に1回整理する
新しい資料を追加。
古い資料を削除。
最新版を確認。
これを繰り返します。
この5つなら、いきなり大きな仕組みを作らなくても始められます☺️
🌿 AI情報整理の目的は「覚えることを減らす」
私たちは普段、
資料の場所。
ファイル名。
最新版。
会議内容。
数字。
次の仕事。
いろいろなことを頭の中で覚えています。
しかし、すべて覚えておく必要はありません。
必要な情報を整理して、
必要な時に見つけられる状態にする。
そして、
人は「覚えること」より「考えること」へ時間を使う。
これがAI情報整理の大きな意味だと思います☺️
📚 AI仕事術シリーズが1本の流れになってきました
最近のブログでは、仕事の一部分だけではなく、一連の流れとしてAI活用をご紹介しています。
メールが届く。
↓
AIメール要約で内容を整理。
↓
添付PDFをAI PDF要約で確認。
↓
必要ならAI議事録で会議内容を残す。
↓
AI情報整理で資料をまとめる。
↓
AIタスク管理で次の行動へ変える。
このように見ると、
AIは一つの便利機能ではなく、仕事と仕事をつなぐ存在
として使えることが分かります。
昨日の記事はこちらです。
🕊️ 終わりに
今夜は、AI情報整理についてご紹介しました。
資料が多い。
ファイルが見つからない。
最新版が分からない。
過去の会議を探す。
毎日少しずつ発生する「探す仕事」は、意外と大きな時間になります。
そこで、
仕事ごとに情報をまとめる。
AIへ全体像を質問する。
重要な資料を確認する。
そして次のタスクへつなげる。
という流れを作ります。
つまり、
「情報を集めること」がゴールではありません。
必要な時に必要な情報へすぐ到達できること。
そして、その情報から次の行動へ進めること。
そこが本当の目的です。
もしみなさまのパソコンにも、
「いつか整理しようと思っている資料」
がたくさんあるなら、全部整理しようとしなくて大丈夫です。
まず一つの仕事だけ選んでみてください。
そして、
「この仕事に本当に必要な資料はどれ？」
と考えてみましょう☺️
小さなNotebookを一つ作るところからで十分です。
このブログではこれからも、
難しいAIの説明ではなく、
明日の仕事ですぐ試せるAI活用
を一つずつご紹介していきます✨
いつも読んでくださっているみなさま、本当にありがとうございます。
最近このブログを見つけてくださった方も、
「次はどんな仕事をAIで楽にできるんだろう？」
と楽しみにしていただけたら、とてもうれしいです。
AI仕事術シリーズを続けて読みたい方は、ぜひ購読・ブックマークしておいてくださいね🌿
土曜日の夜、今週も本当にお疲れ様でした。
今夜はパソコンのファイル整理ではなく、ご自身の心と体をゆっくり休ませてくださいね😌
穏やかで素敵な日曜日になりますように🌙✨
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