Googleドキュメントの提案モード｜元の文を残して修正案を渡す方法

友人と案内文を作るとき、気になる一文を直接直してよいか迷いませんか。Googleドキュメントの提案モードなら、修正案を残し、採用するか後で判断できます。パソコンで短い練習文を使い、提案から承認・拒否までの流れを確認しましょう。

提案モードは「直し方を渡す」ための機能

例えば、秋の散歩会の案内を二人で準備する場面です。「ゆっくり歩きます」を「休憩しながら歩きます」に変えたいものの、元の表現にも意図があるかもしれません。そんなときは、書き換えを確定させずに修正案として見せると、相手が判断しやすくなります。

Googleの編集を提案する手順では、元のテキストを変更せずに提案を残し、承認によって置き換える仕組みが案内されています。人が入力した修正を扱う通常の共同編集機能で、AIが文章の正しさを判定する機能ではありません。

したいこと	選ぶ方法	相手に渡すもの
決まっている誤字を自分で直す	直接編集	修正した本文
別の言い回しを採用してよいか相談する	提案	置き換え可能な修正案
集合場所が未定なので確認する	コメント	質問や補足

判断の目安は、具体的な置き換え文があるかです。文章が決まっているなら提案、まだ答えを相談したいならコメントが向いています。コメントの操作はGoogle公式のコメントの説明で確認できます。質問を無理に本文へ書き込むと、案内として使う文章と相談内容が混ざってしまいます。

準備｜パソコンと練習用の文書を用意する

この記事は、ブラウザーで開くパソコン版Googleドキュメントを対象にします。Googleアカウントでログインし、自分で作った練習用のドキュメントを開いてください。スマートフォンアプリとは操作位置が異なります。

Googleドキュメントの公式製品案内では、Googleアカウントがあれば利用でき、一部の高度な機能は有料プラン向けと説明されています。ここで扱う通常の提案・確認には、有料AI機能やAPIを使いません。個人向けの無料アカウントで取り組める内容ですが、職場や学校のアカウントでは管理者の制限にも従ってください。

相手に頼む場合は、コメント可能な権限を確認

他の人の文書へ提案するには、編集またはコメントの権限が必要です。読むだけの「閲覧者」では足りません。本文を直接編集してもらう必要がないなら、オーナーに「閲覧者（コメント可）」で共有してもらう方法があります。

権限ごとの違いはGoogle公式の共有権限表で確認できます。誰に開く権限を渡すかから整理したい場合は、Googleドライブの共有設定の記事も参照してください。提案を使うために、文書を誰でも開ける状態へ広げる必要はありません。

練習｜一文だけを提案にしてみる

以下は今回作った架空の練習例です。実際のイベント案内や操作テストの結果ではありません。まず通常の編集状態で、練習用文書に次の三行を入力します。

秋の散歩会のお知らせ
公園をゆっくり歩きます。
飲み物を持参してください。

1. 画面右上の編集モードのメニューを開き、「提案」を選びます。
2. 二行目の「ゆっくり」を選び、「休憩しながら」に置き換えます。
3. 続けて、三行目の後に「帽子もあると便利です。」という一文を追加します。
4. 変更箇所に色が付き、削除する文字に取り消し線が出ているか確認します。

この段階では、修正を入力できたことと、内容が採用されたことを分けて考えます。提案が表示されている状態は、まだ相談中です。色付きの文を見ただけで、相手が了承したと判断しないようにしましょう。

説明が必要なら、該当する提案をクリックして理由を入力し、「返信」で添えられます。例えば「歩く速さより、途中で休めることを伝えたい」という理由です。「修正しました」だけより、採用する側が意図を判断する材料になります。

掲載画像は、文章の修正案を検討する様子を表したAI生成イラストです。Googleドキュメントの実画面や、操作を実施した証拠ではありません。

承認と拒否で、完成文を確かめる

練習では文書のオーナーとして、二つの提案を別々に確認します。「ゆっくり」の置き換えは承認し、帽子の一文は拒否する、という条件にしてみましょう。これは機能の違いを確かめるための設定で、実際の散歩に何が必要かを判断する例ではありません。

該当する提案の承認アイコンまたは拒否アイコンを押します。二つの変更が一緒の提案として表示されている場合は、無理に片方だけ採用しようとせず、練習文で置き換えを一件ずつ提案・確認してください。

修正案	練習で選ぶ判断	期待する本文
ゆっくり→休憩しながら	承認	公園を休憩しながら歩きます。
帽子の一文を追加	拒否	その一文は本文に加わらない

答え合わせは、アイコンを押せたかだけで終えず、本文を最初から読みます。「公園を休憩しながら歩きます。」になり、「飲み物を持参してください。」が残り、帽子の一文が入っていなければ、この練習の狙いに合っています。ここに示した完成文は想定した到達点で、実機で得た記録ではありません。

一括処理は、全件の方針が決まってから

提案が多い場合は「ツール」から「編集の提案を確認」を開く方法もあります。承認・拒否した場合のプレビューを確認してから一括処理できます。ただし、今回のように採用と不採用が混在する文書では、最初から「すべて承認」を選ばず個別に判断するほうが目的に合います。

例えば、言葉遣いの修正は賛成でも、集合時刻の変更は確認が必要かもしれません。同じ人の提案でも、全部を同じ扱いにせず、意味が変わる部分を読み直してから決めましょう。

うまくいかないときは、権限とモードを分けて確認

「提案」が選べない

まず、共有を受けたアカウントで開いているか確認します。次に、自分の権限が閲覧のみになっていないか見直してください。必要ならオーナーへコメント可能な権限を依頼し、再び文書を開いて提案メニューが使えるか確認します。

入力すると、そのまま本文が変わってしまう

直接編集の状態で作業している可能性があります。追加の入力を止め、右上のモードを確認してください。練習用文書なら元の練習文へ戻してから「提案」を選び、一語だけ置き換えて色や取り消し線を確かめます。実際の共有文書で気付いた場合は、変更箇所を相手へ伝えてから修復の方針を合わせましょう。

意見は届いたのに、文章が置き換わらない

相手が送ったものが通常のコメントか、具体的な編集の提案かを確認します。質問や感想だけのコメントは、置き換える文章そのものではありません。「どの一文を、どう変えたいか」を相談し、必要なら改めて提案として入力してもらいます。

次の確認は、一つの文書で一件ずつ

提案モードは、これから行う修正を相手に検討してもらう場面に向いています。すでに別々のWordファイルで修正版を受け取っているなら、Word文書比較で新旧の差を探す方法のほうが、その段階の用事に合います。

まずは練習用の三行で、一件を承認し、別の一件を拒否してみてください。本文がどう残るかを自分の目で確かめてから、友人との案内文づくりに使うと、修正を渡す側も受け取る側も判断しやすくなります。