みなさま、こんばんは🌙
月曜日のお仕事や家事など、今日も一日本当にお疲れ様でした😌
突然ですが、
PowerPointを開いたまま「最初の1枚が作れない」と止まったことはありませんか？
タイトルは決まった。
伝えたい内容もある。
資料も手元にある。
でも、
「どんな順番で話せばいい？」
「何枚くらいに分ければいい？」
「この文章、スライドには長すぎるかな？」
と考えているうちに、時間だけが過ぎてしまうことがありますよね。
そこで今夜ご紹介したいのが、AIプレゼン資料作成です🤖📊✨
AIを使えば、
資料の構成を考える。
長い文章を要約する。
スライドの下書きを作る。
見出しを考える。
文章を短く整える。
といった作業をサポートしてもらえます。
つまり、
「白紙のPowerPointから全部自分で考える」仕事を減らせる
ということなんです。
昨日は、社内マニュアルや資料をAIへ質問して探す「AI社内FAQ」についてご紹介しました。
そして今日は、その社内資料やWord文書などをもとに、人へ伝えるためのプレゼン資料へ変える方法を一緒に見ていきましょう✨
🌿 AIプレゼン資料作成とは？
まず、AIプレゼン資料作成とは、AIにすべての資料を丸投げすることではありません。
大切なのは、
「何を伝えたいのか」は人が決め、整理や下書きをAIに手伝ってもらうこと
です。
たとえば、社内会議用の資料を作るとします。
元になる情報は、
売上報告。
新しい業務ルール。
会議議事録。
Wordで作った企画書。
Excelの分析結果。
などです。
そこで、まずAIに、
「この内容を10枚程度のプレゼン構成にしてください」
と相談します。
すると、どの順番で説明すると分かりやすいのかを考えるきっかけになります。
🧩 最初に「構成」をAIへ考えてもらう
PowerPoint作りで時間がかかりやすいのが、最初の構成です。
そこで、いきなりスライドを作るのではなく、まず目次だけを考えます。
たとえば新しい業務改善案なら
まず、
- 現状の課題
- なぜ改善が必要なのか
- 新しい仕組み
- 導入方法
- 期待できる効果
- 注意点
- 今後の予定
という流れを作ります。
さらに、
「経営者向けに短くしてください」
「現場社員向けに分かりやすくしてください」
と条件を追加します。
そのため、聞く相手に合わせた構成も考えやすくなります。
🤖 PowerPointのCopilotで下書きを作る
Microsoft 365の利用環境によっては、PowerPointのCopilotを使ってプレゼンテーション作成を支援してもらえます。
たとえば、Word文書などのファイルを参照し、その内容をもとにプレゼンテーションの下書きを作成する機能があります。
Microsoft公式でも、Word文書をもとに画像や発表者ノートを含む下書きプレゼンテーションを作る方法が案内されています。
Microsoft公式｜Copilotを使ってプレゼンテーションを準備する
Wordで内容を整理してからPowerPointへ
たとえば、いきなりPowerPointから始めるのではなく、先にWordで文章を整理します。
まず、
背景。
課題。
提案内容。
期待効果。
を文章としてまとめます。
次に、そのWord文書をもとにPowerPointの下書きを作ります。
つまり、
文章を考える仕事と、スライドへ分ける仕事を分離する
という方法です。
その結果、白紙のスライドを見ながら悩む時間を減らしやすくなります。
📄 社内資料から1枚だけ追加することもできる
さらに、PowerPointのCopilotでは、参照したファイルの内容をもとに新しいスライドを追加する機能もあります。
たとえば、
「この企画書の費用部分を1枚のスライドにして」
という使い方です。
Microsoft公式では、参照ファイルを選び、必要な内容を指定してスライドの下書きを作る方法が紹介されています。
Microsoft公式｜ファイルからCopilotでスライドを追加する
必要な部分を具体的に指定する
ただ、
「このファイルからスライドを作って」
だけでは、範囲が広すぎる場合があります。
そこで、
「第3章の改善案だけ」
「売上データの結論部分だけ」
「導入メリットを中心に」
と指定します。
すると、目的に近い下書きを作りやすくなります。
つまり、AIプレゼン資料作成では、何を使うかだけでなく、どの部分を使うかまで伝えることがポイントです。
✨ 長い文章をスライド向けに短くする
プレゼン資料でよくあるのが、
文字が多すぎる問題
です。
Wordでは読みやすい文章でも、そのままPowerPointへ貼ると長くなりすぎます。
そこでAIを使います。
文章を3行に縮める
たとえば、
「この文章をプレゼン用に3行へ短くしてください」
と依頼します。
さらに、
「重要な数字は残してください」
「専門用語を減らしてください」
という条件を追加します。
その結果、文章の意味を残しながら短くする下書きを作れます。
PowerPointのCopilotにも、文章を短くしたり、よりプロフェッショナルな表現へ整えたりする書き換え機能があります。
📊 1枚のスライドには「伝えたいことを1つ」
AIを使う場合でも、プレゼン資料の基本は変わりません。
一つのスライドへ、
売上。
問題点。
解決方法。
予定。
注意事項。
を全部入れると分かりにくくなります。
そこで、
1枚＝1メッセージ
を意識します。
たとえば売上報告なら
1枚目
→ 今月の結論
2枚目
→ 売上推移
3枚目
→ 特に伸びた商品
4枚目
→ 問題点
5枚目
→ 来月の対策
という形です。
さらに、タイトルを読んだだけで結論が分かるようにします。
たとえば、
「8月売上」
ではなく、
「8月売上は前月を上回った」
というタイトルです。
そのため、聞く側もスライドの意味を理解しやすくなります。
🔗 AI社内FAQで見つけた情報をプレゼンへ
ここで昨日の記事とつながります。
昨日ご紹介したのが、社内マニュアルや資料をAIへ質問して探す「AI社内FAQ」です。
まず、必要な情報をAI社内FAQで探します。
次に、正式な元資料を確認します。
そして、その内容をPowerPointへまとめます。
「探す→確認→伝える」までつなげる
流れとしては、
社内情報を質問
↓
関連資料を確認
↓
必要な情報を抽出
↓
AIで構成を整理
↓
PowerPointへ下書き
↓
人が確認して完成
となります。
つまり、社内の知識を「保存する」だけでなく、会議や提案で使える形へ変えるところまでつながります。
🔗 AI議事録から報告資料を作る
さらに、9月4日にご紹介したAI議事録自動化とも相性があります。
たとえば、会議で決まった内容を次の役員会で報告するとします。
まずAI議事録から、
決定事項。
課題。
次のタスク。
を整理します。
そして、
「この内容を5枚の報告資料にしてください」
と構成を考えます。
その結果、前回の会議内容を一から読み返す負担も減らせます。
🔗 Excel分析からグラフ中心の資料へ
また、9月3日にご紹介したCopilot Excelデータ分析ともつなげられます。
Copilot Excelデータ分析｜数字から傾向を見つけるAI仕事術
まずExcelで、
売上傾向。
異常値。
上位商品。
店舗比較。
などを確認します。
そして、必要なグラフだけをプレゼン資料へ使います。
つまり、
Excelで数字を読む → PowerPointで相手へ伝える
という役割分担です。
そのため、数字を並べるだけの資料から「何が重要なのか」が伝わる資料へ変えやすくなります。
👀 AIが作った資料は必ず人が確認する
ここはとても大切です。
AIが10枚のスライドをきれいに作ったとしても、
そのまま完成ではありません。
事実が正しいか。
数字が合っているか。
社外へ出して良い情報か。
表現が強すぎないか。
画像が内容と合っているか。
必ず確認します。
Microsoft公式でも、Copilotが作ったプレゼンテーションは内容を見直し、事実確認や編集をするよう案内しています。
特に数字は元データを確認する
たとえば、
売上1億円。
前年比120％。
利益率15％。
という数字がAIによって入力されていたとします。
見た目がきれいでも、数字が間違っていれば資料として使えません。
そこで、
AIで下書き → 元データ確認 → 人が修正 → 完成
という順番を守りましょう。
🔐 社内資料を参照させる時は情報管理を確認する
また、PowerPoint資料では会社の重要情報を扱うことがあります。
取引条件。
売上。
原価。
顧客情報。
人事情報。
未発表の企画。
こうした内容です。
そのため、AIへファイルを参照させる場合には、会社で利用して良いサービスなのかを確認します。
さらに、誰がファイルへアクセスできるのかも確認します。
つまり、
便利さより先に、情報を安全に扱える環境を作ること
が大切です。
🧠 AIに作らせる前に「誰に何を伝えるか」を決める
AIプレゼン資料作成で最も大切なのは、AIの操作ではありません。
まず、
誰に何を伝えるのか
を決めることです。
同じ売上データでも、
経営者。
社員。
取引先。
では見たい内容が違います。
経営者向けなら
結論。
利益。
課題。
次の判断。
を重視します。
現場向けなら
変更内容。
開始日。
具体的な作業。
注意点。
を重視します。
そのため、AIへ、
「経営会議向け」
「新人社員向け」
など、対象者を伝えることが大切です。
つまり、AIが資料を作る前に、人が資料の目的を決める必要があります。
🎯 AIプレゼン資料作成は「完成させる」より「0→60」を速くする
AIを使うと、
「全部AIに完成させてもらおう」
と考えたくなります。
しかし、個人的には別の使い方がおすすめです。
0から100までAIに任せるのではありません。
0から60までをAIに速く作ってもらう。
そして、残り40を人が仕上げます。
構成。
下書き。
要約。
タイトル案。
こうした部分はAIに手伝ってもらいます。
一方で、
会社らしさ。
伝えたい思い。
本当に重要な数字。
最終判断。
は人が入れます。
その結果、速さと品質の両方を保ちやすくなります。
📑 長いプレゼンを読む側にもAIを使える
AIプレゼン資料作成は、作る側だけの機能ではありません。
長いPowerPoint資料を受け取った場合には、Copilotへ要約を依頼する方法もあります。
Microsoft公式では、PowerPointのCopilotがプレゼンテーションを読み取り、重要なポイントを箇条書きで要約する機能が案内されています。
Microsoft公式｜PowerPointのCopilotでプレゼンを要約する
50枚読む前に全体像をつかむ
たとえば50枚の資料が届いたとします。
まずAIで要約します。
次に、重要なスライドを確認します。
さらに、気になる部分を詳しく読みます。
そのため、最初から50枚すべてを順番に読むより、効率よく全体像をつかめる場合があります。
🌿 プレゼン作りの時間を「考える時間」へ戻す
PowerPoint作りでは、
フォントを調整する。
文章を短くする。
スライドを追加する。
構成を入れ替える。
といった作業に意外と時間を使います。
もちろん、見やすい資料を作るためには必要です。
しかし、本当に大切なのは、
「何を伝えたいのか？」
「相手にどうしてほしいのか？」
を考えることですよね。
そこでAIに下書きを手伝ってもらいます。
その結果、
スライドを作る時間を減らし、伝える内容を考える時間を増やす
ことができます。
これがAIプレゼン資料作成の一番大きなメリットだと思います☺️
🕊️ 終わりに
今夜は、AIプレゼン資料作成についてご紹介しました。
PowerPointを開く。
白紙を見つめる。
構成を考える。
長い文章を短くする。
タイトルを考える。
スライドを整える。
これまで人が一つずつ行っていた作業も、AIへサポートしてもらえるようになっています。
まず、AIへ構成案を出してもらう。
次に、Wordや社内資料をもとに下書きを作る。
さらに文章を短くする。
そして最後に、人が数字や内容を確認する。
この流れなら、
「資料を作ること」ではなく「何を伝えるか」
へ、もっと時間を使えるようになります。
そして昨日のAI社内FAQと組み合わせれば、
社内資料を探す。
元情報を確認する。
プレゼンへ変える。
というところまでつながります。
さらに、AI議事録やExcelデータ分析まで組み合わせれば、会議や数字からそのまま報告資料を作る流れも考えられます。
少しずつ、AIを使った仕事の流れが広がってきましたね✨
みなさまはPowerPointを作る時、
「構成」「文章」「デザイン」のどこに一番時間がかかりますか？
もし毎回白紙のPowerPointで止まってしまうなら、まずはAIに「目次だけ作って」と頼むところから始めてみても良いかもしれません☺️
月曜日、本日も一日本当にお疲れ様でした。
今夜はゆっくり体を休めて、明日も心地よいペースで素敵な一日をお過ごしください🌙✨
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