みなさま、こんばんは🌙
水曜日のお仕事や家事など、今日も一日本当にお疲れ様でした😌
突然ですが、
「アンケートを作りたい。でも、何を質問すればいいのか分からない……」
そんな経験はありませんか？
社内アンケート。
イベント後の感想。
お客様満足度。
新商品の意見。
研修後の確認。
アンケートを作ろうと思っても、
「質問は何個くらい？」
「選択式と自由回答、どちらがいい？」
「この聞き方では分かりにくいかな？」
と考えているうちに、意外と時間がかかりますよね。
さらに、アンケートを作った後には、
回答を集める。
結果を見る。
自由回答を読む。
意見を分類する。
次に何を改善するか考える。
という仕事も残っています。
そこで今夜ご紹介したいのが、AIアンケート作成です🤖📋✨
Microsoft FormsとCopilotを利用できる環境では、
「どんなアンケートを作りたいのか」
を自然な言葉で伝えることで、タイトルや質問の下書きを作ってもらえます。
さらに、集まった回答からインサイトを整理したり、より詳しく知りたい内容をAIへ質問したりする機能も用意されています。
つまり、
アンケートを作るところだけではなく、回答を読んで次の行動を考えるところまでAIにサポートしてもらえる
ということなんです。
昨日は、長いメールを要約し返信作成まで効率化する「AIメール要約」についてご紹介しました。
今日はさらに一歩進んで、
「人から情報を集める仕事」
そのものをAIで効率化する方法を一緒に見ていきましょう✨
📌 この記事でわかること
今回の記事では、次の内容をご紹介します。
- AIを使ってアンケートの質問案を作る方法
- Microsoft FormsとCopilotの使い方
- 良い質問・分かりにくい質問の違い
- 回答率を上げるために意識したいポイント
- 自由回答をAIで整理する考え方
- 回答結果から次のアクションへつなげる方法
- AIアンケート作成で注意したい個人情報
- ExcelやPowerPointとの組み合わせ方
**「アンケートを作って終わり」ではなく「結果を仕事へ活かすところまで」**見ていきますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね☺️
🌿 AIアンケート作成とは？
まず、AIアンケート作成とは、AIにアンケートの目的を伝え、質問内容や構成を考えてもらう使い方です。
たとえば、
「社員向けに、社内研修について満足度を確認する10問のアンケートを作りたい」
と伝えます。
すると、
満足度。
理解度。
分かりにくかった内容。
今後学びたいこと。
自由記述。
など、目的に合わせた質問案を作るサポートをしてもらえます。
Microsoft Formsでは自然な言葉から作成できる
Microsoft FormsのCopilotでは、新しいフォームを作成するときに、作りたい内容を自然な言葉で説明できます。
そして、Copilotがタイトル・質問・回答候補を含む下書きを作成します。
さらに、その下書きをそのまま使うのではなく、
質問を追加する。
文章を書き換える。
内容を調整する。
という修正もできます。
Microsoft公式｜Copilot in Formsについて
つまり、
白紙から質問を10個考える必要がなくなる
ということなんですね。
🤖 WordやExcelの資料からフォームを作る方法もある
さらにMicrosoft 365 Copilotアプリでは、Word・PowerPoint・Excelファイルをもとにフォームを作成する方法も案内されています。
たとえば、
研修資料。
新商品の説明資料。
業務マニュアル。
イベント企画書。
などがあります。
研修資料から確認アンケートを作る
たとえば、20ページの研修資料があるとします。
その内容をもとに、
「研修後の理解度と満足度を確認するフォームを作って」
と考えます。
さらに、
「選択式7問、自由記述3問」
というように条件を追加します。
そのため、資料内容をもう一度すべて読みながら質問を考える負担を減らせます。
Microsoft公式｜Copilotアプリでフォームを作成する
🎯 最初に「何を知りたいのか」を決める
しかし、AIへいきなり、
「アンケートを作って」
と頼むのはおすすめしません。
まず、
このアンケートで何を知りたいのか
を人が決めます。
悪い目的
「社員の意見を聞きたい」
これでは少し広すぎます。
分かりやすい目的
一方で、
「新しい業務システムを導入して1か月経ったので、使いやすさ・困っている点・改善してほしい機能を確認したい」
なら目的が明確です。
そのため、AIも質問を作りやすくなります。
つまり、AIアンケート作成で最初に必要なのは、
質問ではなく目的
なんですね。
✨ 回答しやすいアンケートを作る5つのポイント
AIが質問案を出してくれても、そのまま公開するのではなく、人が確認します。
そこで、特に意識したい5つのポイントがあります。
① 1つの質問で1つだけ聞く
たとえば、
「説明は分かりやすく、講師の対応にも満足しましたか？」
という質問です。
説明には満足。
しかし講師には不満。
という場合、回答できませんよね。
そこで、
「説明内容は分かりやすかったですか？」
と、
「講師の対応には満足しましたか？」
を分けます。
つまり、
1問＝1テーマ
が基本です。
② 難しい言葉を減らす
さらに、社内では当たり前の言葉でも、お客様には分からない場合があります。
専門用語。
社内略語。
システム名。
こうした言葉です。
そこでAIへ、
「専門知識がない人でも分かる言葉へ書き換えて」
と頼みます。
その結果、回答者が質問の意味を理解しやすくなります。
③ 選択肢を増やしすぎない
また、選択肢が20個もあると、読むだけで疲れてしまいます。
そのため、必要なものへ絞ります。
一方で、回答者に当てはまる選択肢がない場合に備えて、
「その他」
を用意する方法もあります。
④ 自由回答ばかりにしない
自由回答は詳しい意見を集められます。
しかし、毎問文章を書くアンケートは大変です。
そこで、
選択式。
評価式。
自由回答。
を組み合わせます。
その結果、回答者の負担を減らしながら詳しい意見も集められます。
⑤ 本当に必要な質問だけ残す
最後に、
「この質問の回答を実際に使う？」
と考えます。
使わない質問なら、思い切って削除しても良いと思います。
10問で十分なら、30問にする必要はありません。
短く答えやすいアンケートほど、最後まで回答してもらいやすくなります。
💡 AIへお願いするときのプロンプト例
たとえば、こんな依頼ができます。
「社内で新しい在庫管理システムを導入しました。導入1か月後の使いやすさ、困っている点、改善してほしい点を確認する社員向けアンケートを作成してください。10問以内で、選択式を中心にし、最後に自由回答を2問入れてください。」
これなら、
対象者。
目的。
質問数。
回答形式。
まで伝わります。
さらに、
「5分以内で回答できる内容にしてください」
と追加しても良いですね。
このように、AIアンケート作成では、
対象＋目的＋質問数＋回答形式
を伝えると作りやすくなります。
📩 アンケートの依頼文もAIに整えてもらう
アンケートを作ったら、次は回答をお願いします。
しかし、
「アンケートに回答してください」
だけでは、なかなか回答してもらえないこともあります。
そこで、依頼文も工夫します。
回答依頼に入れたい4つ
まず、
何のアンケートなのか。
次に、
なぜ回答してほしいのか。
さらに、
何分くらいかかるのか。
そして、
いつまでなのか。
を伝えます。
たとえば、
「今後の業務改善に活用するため、3分程度のアンケートにご協力ください。回答期限は9月15日です。」
という形です。
Microsoft FormsのCopilotには、回答を集める際の招待文を調整する機能も案内されています。
つまり、
質問だけでなく「回答してもらう文章」もAIに手伝ってもらえる
ということです。
📊 回答結果をAIで分析する
ここからが今回の記事で特に面白い部分です。
普通のアンケートでは、
回答を集める。
グラフを見る。
自由回答を読む。
そして自分でまとめます。
しかし、Copilot in Formsでは、回答結果からインサイトを要約し、次のアクションにつながる内容を整理する機能が案内されています。
「結果はどうだった？」だけで終わらせない
たとえば、
「満足度は4.2でした」
だけでは、それほど役立ちません。
そこで、
「満足度が低かった項目は？」
「自由回答で繰り返し出てくる不満は？」
「改善要望を3つに分類して」
という視点で見ます。
すると、
数字を見るだけのアンケートから、改善につながるアンケート
へ変わります。
🗣️ 自由回答こそAIと相性が良い
自由回答が100件届いたら、全部読むのは大変ですよね。
しかし、とても重要な意見が含まれている場合があります。
そこでAIを使って、
意見を分類。
似た内容をまとめる。
よく出てくるキーワードを確認。
改善要望を整理。
という作業をサポートしてもらいます。
ただし少数意見を消さない
一方で、AIで要約すると少数意見が見えにくくなる場合があります。
たとえば100人中3人しか書いていない意見でも、安全や重大なトラブルに関する内容なら重要です。
そのため、
まずAIで全体像を確認します。
さらに原文も確認します。
そして人が最終判断します。
つまり、
AIで分類 → 原文確認 → 人が判断
という流れが大切です。
🔗 回答をExcelでさらに分析する
Microsoft Formsの回答はExcelへエクスポートして詳しく分析することもできます。
そこで、9月3日にご紹介したCopilot Excelデータ分析ともつながります。
Copilot Excelデータ分析｜数字から傾向・異常値を見つけるAI仕事術
たとえば、
部署別。
年齢層別。
店舗別。
回答時期別。
など、さらに詳しく比較したい場合です。
Formsで集める→Excelで深掘りする
流れとしては、
Microsoft Formsで回答収集
↓
Copilotで全体像を確認
↓
Excelへデータ出力
↓
Copilot Excelで追加分析
↓
改善内容を決める
となります。
そのため、一つのツールだけですべてを解決しようとする必要はありません。
🔗 結果をプレゼン資料へ変える
さらに、アンケート結果を会議で報告する場合には、9月7日のAIプレゼン資料作成につなげられます。
AIプレゼン資料作成｜PowerPointの構成・要約をAIで時短
たとえば、
回答数。
満足度。
主な意見。
改善案。
を4枚程度の資料へまとめます。
つまり、
アンケートを取る → 分析する → 伝える
ところまで一つの仕事としてつながります。
🔗 アンケート結果からマニュアルを改善する
また、社員アンケートで、
「マニュアルの説明が分かりにくい」
という回答が多かったとします。
その場合は、9月5日にご紹介したAIマニュアル作成を使って改善できます。
つまり、
アンケートで問題を発見。
↓
マニュアルを修正。
↓
再度アンケート。
↓
改善したか確認。
というサイクルを作れます。
AIは単発で使うより、仕事の改善サイクルへ組み込むとさらに便利ですね✨
🔐 AIアンケート作成で注意したい個人情報
アンケートでは個人情報を扱う場合があります。
名前。
メールアドレス。
電話番号。
所属部署。
健康情報。
人事情報。
こうした内容です。
そのため、
「本当にその情報を聞く必要があるのか？」
を最初に考えることが大切です。
匿名で十分なら名前を聞かない
たとえば社内環境への満足度アンケートなら、名前がなくても分析できる場合があります。
その場合、無理に氏名を取得する必要はありません。
また、回答結果を誰が見られるのかも確認します。
つまり、
必要な情報だけ集める。
閲覧権限を確認する。
利用目的を明確にする。
この3つを意識しましょう。
⚠️ AIが作った質問は必ず人が確認する
Microsoftも、Copilotが生成した内容が常に正確とは限らず、不完全・不適切な内容が生成される可能性があると案内しています。
そのため、AIが作ったアンケートをそのまま公開するのではありません。
公開前チェック
質問の意味は分かる？
同じことを2回聞いていない？
誘導的な質問になっていない？
回答者が不快になる内容はない？
必要以上の個人情報を聞いていない？
回答結果を実際に活用できる？
この6つを確認します。
そして必要なら、実際に2〜3人へテスト回答してもらうのもおすすめです。
✅ 保存版｜AIアンケート作成7ステップ
ここまでの流れを、実践しやすいようにまとめます。
STEP 1｜目的を決める
何を知りたいのかを一文にします。
STEP 2｜対象者を決める
社員。
お客様。
イベント参加者。
誰に答えてもらうのかを決めます。
STEP 3｜AIで質問案を作る
目的・対象・質問数・回答形式を伝えます。
STEP 4｜人が質問を確認する
分かりやすさや個人情報を確認します。
STEP 5｜依頼文を作る
目的・回答時間・期限を明確にします。
STEP 6｜AIで結果を整理する
傾向や自由回答を分類します。
STEP 7｜必ず次の行動へつなげる
改善する。
マニュアルを修正する。
会議で共有する。
次回再調査する。
ここまで行って初めて、
「アンケートを取って良かった」
と言えるのではないでしょうか☺️
🌿 アンケートは「意見を集めるため」だけではない
アンケートというと、
「みんなの意見を聞くもの」
という印象があります。
もちろん、それも大切です。
しかし、本当に重要なのは、
集めた意見をどう活かすか
だと思います。
社員から、
「この作業が分かりにくい」
という意見が出た。
ならマニュアルを改善する。
お客様から、
「この説明が分かりにくい」
という声が多い。
なら商品ページを改善する。
イベント参加者から、
「時間が長かった」
という意見が多い。
なら次回は短くする。
このように、
意見 → 改善 → 再確認
という流れを作ります。
AIは、そのサイクルを速く回すためのサポート役として使えるんですね。
📚 AI仕事術シリーズをつなげる
ここ最近のブログでは、
AIを一つずつ紹介するだけではなく、仕事の流れとしてつなげています。
まず、メールを読む時間を減らしたい方はこちらです。
そして、集めた情報を分かりやすい資料へ変えたい方はこちらです。
さらに、業務知識を会社に残したい方はこちら。
今回のAIアンケート作成まで合わせると、
意見を集める
↓
AIで分析する
↓
改善内容を考える
↓
資料・マニュアルへ反映する
という流れまでつながります。
少しずつ仕事全体がAIでつながってきましたね✨
🕊️ 終わりに
今夜は、AIアンケート作成についてご紹介しました。
アンケートを作る。
質問を考える。
回答をお願いする。
結果を読む。
自由回答をまとめる。
改善案を考える。
これまでは、それぞれに時間がかかっていました。
しかし、AIを使えば、
質問の下書きを作る。
文章を分かりやすく直す。
回答依頼文を考える。
結果を整理する。
改善ポイントを探す。
といった部分をサポートしてもらえます。
もちろん、AIが作った質問をそのまま使うのではありません。
また、AIが出した分析結果だけで判断するのでもありません。
まずAIに整理してもらう。
次に人が原文や数字を確認する。
そして最後は、人が改善内容を決める。
この役割分担が大切です。
もしみなさまの職場で、
「みんながどう思っているのか分からない」
という仕事があれば、一度小さなアンケートを作ってみるのも良いかもしれません☺️
まず5問。
10人だけ。
それでも十分です。
大切なのは、完璧なアンケートを作ることではなく、
聞いて、知って、改善すること。
AIは、その最初の一歩を少し楽にしてくれます。
そして、このブログではこれからも、
「難しそうなAI」を紹介するのではなく、
明日の仕事で実際に使えるAI活用
を一つずつご紹介していきます✨
「次はどんな仕事をAIで楽にできるんだろう？」
そんな気持ちでまた遊びに来ていただけたら、とてもうれしいです☺️
ブログを購読・ブックマークしていただくと、AI仕事術シリーズの続きも追いやすくなります。
ここまで読んでくださって、本当にありがとうございました🌿
水曜日、本日も一日本当にお疲れ様でした。
今夜はゆっくりと心と体を休めてくださいね。
明日もみなさまにとって、穏やかで素敵な一日になりますように🌙✨
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